Os dados são considerados o “ouro” das empresas. No entanto, muitas ainda negligenciam a gestão do conhecimento organizacional, que engloba o conjunto de saberes fundamentais para o funcionamento, a operação e o desempenho do negócio.
Esse descuido fica claro quando os estudos mostram que muitas organizações estão perdendo os dados que já possuem. Segundo dados da Global Data Protection Index, 56% dos entrevistados relatam que suas empresas sofreram ataques cibernéticos ou incidentes semelhantes nos últimos 12 meses.
Isso resultou em uma média de US$ 1,75 milhão em perdas. Contudo, o problema vai além da segurança de dados e dos riscos cibernéticos. Muitas empresas sequer têm todas as suas informações devidamente sistematizadas e documentadas, o que aumenta o risco de perdas ainda maiores, comprometendo a continuidade do negócio.
O primeiro passo para evitar esses problemas é entender o que é conhecimento organizacional e como usá-lo para gerar um diferencial competitivo para a empresa. Para explicar tudo isso, este artigo abordará os seguintes tópicos:
- O que é conhecimento organizacional?
- Quais são os tipos de conhecimentos?
- Qual a importância do conhecimento organizacional para as empresas?
- Como o conhecimento organizacional é gerado, compartilhado e retido?
- Estratégias para promover o conhecimento organizacional
Boa leitura!
O que é conhecimento organizacional?
O conhecimento organizacional se refere ao saber acumulado dentro da empresa, formado a partir de fontes internas e externas. Internamente, ele se constrói pela experiência vivida pelos colaboradores, pelas lições aprendidas com falhas e sucessos, e pelo compartilhamento de saberes não documentados.
Externamente, esse conhecimento pode ser adquirido por meio de diversas fontes, como normas, conferências e até feedback de clientes e fornecedores. Em outras palavras, representa o saber coletivo obtido a partir da experiência, da análise e da aplicação prática de dados e informações na organização.
Quais são os tipos de conhecimentos?
O conhecimento organizacional pode ser classificado em diferentes tipos. Cada um deles têm características distintas sobre como o saber é adquirido, armazenado e compartilhado. Entenda suas diferenças a seguir.
Conhecimento tácito
O conhecimento tácito representa todo o saber subjetivo e pessoal que está internalizado nas pessoas. Ele está ligado às experiências, às intuições, às emoções, aos valores e às ações de um indivíduo.
Por estar enraizado nas vivências pessoais, esse tipo de conhecimento é difícil de ser documentado ou transmitido por meio de manuais.
Conhecimento explícito
Ao contrário do tipo anterior, o conhecimento explícito representa a face formal e documentada do saber organizacional. Ele pode ser facilmente articulado em palavras, números, manuais, normas e especificações.
O resultado prático de sua aplicação é a criação de manuais de procedimentos, normas de compliance, tutoriais, relatórios de desempenho, entre outros materiais. Por isso, ele pode ser utilizado para orientar o treinamento de colaboradores, reduzir a dependência de profissionais específicos e padronizar processos em larga escala.
Conhecimento empírico
O conhecimento empírico é baseado na experiência prática, na observação e na experimentação. Ele surge a partir da vivência e da interação das pessoas com o ambiente, ou seja, da experiência direta com processos, clientes e operações.
Qual a importância do conhecimento organizacional para as empresas?
O conhecimento organizacional representa a memória institucional, um repositório de experiências, processos e aprendizados que, quando bem gerenciado, se transforma em vantagem estratégica. Entenda a seguir a importância de fazer uma gestão eficiente desse conhecimento.
Favorece a inovação com base na experiência interna
Esse conhecimento é a base sobre a qual as empresas podem criar inovações. Elas podem aproveitar sua experiência interna, como a expertise dos funcionários, casos de sucesso e falhas, para criar um banco de dados que pode ser usado para várias finalidades.
Por exemplo, identificar oportunidades de melhoria e evitar a repetição de erros e retrabalho. Assim, elas podem transformar esse saber em novos produtos, serviços ou processos mais eficientes.
Por isso, as organizações que investem na gestão do conhecimento e criam uma cultura de aprendizagem contínua, onde o saber é compartilhado e sistematizado, tendem a se adaptar com mais facilidade às mudanças do mercado.
Evita perda de conhecimento com a saída de colaboradores
Quando um colaborador deixa a empresa, ele pode levar consigo conhecimentos específicos sobre o funcionamento do negócio. Por isso, a rotatividade de funcionários representa um risco operacional, especialmente quando a expertise da organização está concentrada em poucas pessoas.
Sem uma gestão adequada do conhecimento, a saída de um colaborador experiente pode paralisar processos essenciais e até aumentar os gastos com treinamentos. Para evitar esses problemas, é importante documentar e democratizar o saber organizacional.
Registrar, sistematizar e compartilhar o conhecimento acumulado assegura que informações importantes permaneçam na empresa, independentemente de mudanças no quadro de pessoal. Isso é fundamental para garantir a continuidade e a estabilidade do negócio.
Aumenta a eficiência e reduz erros operacionais
Quando o saber é sistematizado e estruturado em processos internos, treinamentos e procedimentos operacionais, os colaboradores têm acesso rápido às melhores práticas e soluções já testadas.
Isso se reflete em várias áreas da organização. O processo de onboarding, por exemplo, torna-se mais ágil. Os novos funcionários podem ser integrados rapidamente com treinamentos baseados em conhecimento explícito.
Além disso, equipes multidisciplinares conseguem alinhar suas ações usando referências comuns, como histórico de crises e suas soluções. Isso reduz erros, evita retrabalho e otimiza o tempo dos funcionários, melhorando a tomada de decisões e acelerando a execução de tarefas.
Por isso, Tuanny Honesko, Líder de marketing, destaca que é impossível gerir uma equipe sem dados. Ela explica que as informações e o conhecimento organizacional são a base para decisões ágeis e precisas:
“Não é possível gerir uma equipe sem ter dados e sem ser orientado com base neles. Hoje em dia, tanto o domínio de ferramentas e tecnologias quanto essa orientação essencial com base em dados e métricas são o pulo do gato para fazer não só uma gestão de pessoas muito bem-feita, mas também para conseguir performar melhor no trabalho, entendendo o mercado e o contexto do que será necessário para as demandas. Os dados, inclusive, trazem a possibilidade de saber a priorização”
Como o conhecimento organizacional é gerado, compartilhado e retido?
O conhecimento organizacional não surge por acaso. Ele é construído, disseminado e preservado por meio de processos intencionais. Conforme explicado, ele nasce a partir de fontes internas e externas, como experiências dos funcionários, resultados de projetos, participações em eventos, entre outros contextos.
Para garantir que o saber gerado não se perca, a organização precisa implementar estratégias que promovam a troca de informações entre colaboradores, departamentos e gestores. Por exemplo, criar canais de comunicação interna, e realizar reuniões periódicas de alinhamento e treinamentos constantes.
Além dessas práticas, é importante desenvolver uma cultura colaborativa que incentiva ativamente o compartilhamento. A empresa também deve ter processos bem definidos para documentar e organizar todo esse saber coletivo gerado ao longo do tempo.
Isso exige a documentação contínua do conhecimento, que deve ser transformado em materiais como manuais de processos detalhados e bancos de dados. Esses recursos servem como referência permanente da empresa, podendo ser consultados sempre que necessário.
Estratégias para promover o conhecimento organizacional
Para transformar o conhecimento individual em patrimônio coletivo, a empresa precisa adotar estratégias que garantam a criação, o compartilhamento e a retenção do saber organizacional. Confira a seguir algumas das melhores práticas para alcançar esses objetivos.
Onboarding estruturado e plano de sucessão
Um onboarding bem estruturado envolve mais do que a simples apresentação da empresa. Ele deve integrar o novo colaborador na cultura organizacional, transmitindo valores, normas e políticas de forma clara e engajadora.
Isso pode exigir que o setor de Recursos Humanos (RH) organize treinamentos práticos, o que ajuda a integrar o novo colaborador de maneira mais ágil. Além de um onboarding robusto, é importante investir no plano de sucessão do negócio.
Assim, os funcionários experientes podem preparar seus sucessores. Isso preserva o capital intelectual da empresa e cria uma cultura de aprendizagem contínua, garantindo que o conhecimento seja transmitido naturalmente entre diferentes gerações de funcionários.
Criação de bases de conhecimento e boas práticas documentadas
A criação de bases de conhecimento robustas e a documentação sistemática de boas práticas são pilares fundamentais na gestão do conhecimento organizacional. Para isso, a empresa pode seguir as diretrizes de normas como a ISO 9001 e a ISO 30401.
Essas normas incentivam a criação de sistemas de gestão do conhecimento, que ajudam a organização a identificar, reconhecer, estruturar, utilizar e gerenciar sua base de conhecimento de maneira inteligente e estratégica. A partir dessa base, fica mais fácil criar e compartilhar materiais que orientam cada operação e prática institucional.
Incentivo à mentoria e trocas entre áreas
Organizar programas de mentorias e promover trocas interdepartamentais são estratégias importantes para fazer circular o conhecimento organizacional. A mentoria permite que colaboradores mais experientes compartilhem suas vivências e aprendizados com funcionários mais novos.
Além do conhecimento técnico, essa é uma oportunidade de transmitir percepções e habilidades práticas que só se adquirem com anos de experiência. A troca entre áreas é igualmente importante para garantir que o conhecimento seja distribuído de maneira horizontal, e não apenas verticalmente.
Conclusão
O conhecimento organizacional é o conjunto de saberes acumulados por uma empresa, obtido a partir de fontes internas e externas, como funcionários e eventos. Ele pode ser classificado em três tipos: tácito (intuitivo e pessoal), explícito (documentado) e empírico (baseado na prática).
Cada um desses tipos contribui de maneira distinta para o funcionamento e desempenho do negócio. Gerenciar, organizar, reter e compartilhar esses saberes é fundamental para evitar a perda de expertise, impulsionar a eficiência e fomentar a inovação na empresa.
Para promover o conhecimento organizacional, a organização pode investir em diversas estratégias, como criar um onboarding robusto e estruturar programas de mentoria. Essas estratégias ajudam a aumentar a eficiência, a inovação e a retenção de conhecimento, elementos importantes para garantir a competitividade do negócio.
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